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Estructura y análisis del balance ¿Qué tengo y a quién le debo?

Este suele ser un punto de inicio muy importante, ya que con un buen análisis de balance, percibimos si la gestión está aprovechando todos los recursos de la empresa,  para su óptima utilización. Podemos decir que, en el balance- o estado de situación- se pueden percibir las cuentas fijas, de activo que son lo que la empresa posee y los pasivos, que son las deudas. Sin embargo, para un mejor seguimiento es recomendable que este sea realizado de forma semestral, trimestral o mensual.
¿Qué tengo? ¿A quién le debo?
Esta es una de las preguntas más comunes a la hora de realizar un análisis de balance, es por esto que siempre debemos tener en cuenta que: :
  • En una balance existen los activos: clasificados de mayor a menor liquidez que incluye las cuentas por cobrar, bancos, cajas, inventarios, entre otros. Aquellos terrenos, maquinaria, edificios, equipo de transporte que un bien propiedad de la empresa, los fijos; y los pasivos que son los proveedores, deudas y obligaciones que posee la organización con un tercero.


  • Su estructura se compone de 9 pasos, y se puede realizar tomando en cuenta lo siguiente::
1. Elabora un balance que incluya los activos circulantes, que incluyen los movimientos de cajas, bancos, inventarios, entre otros.
2. Establece los activos que son fijos como la maquinaria, equipos de transporte, mobiliario, terrenos, entre otros.
3. Suma ambas cifras, de esta manera puedes tener el total de activos que posee la empresa, actualmente, para un buen análisis de balance.
4. Ahora elabora un balance con los pasivos circulantes, estos suelen ser las deudas o impuestos por pagar con las que cuenta la empresa.
5. Contabiliza los pasivos fijos que son- normalmente- los créditos bancarios, los documentos por pagar, entre otros.
6. Luego vuelve a realizar la suma, para obtener un total de pasivos para tu análisis de balance.
7. Registra en una hoja los montos, del capital, que incluyen los recursos que los accionistas han invertido para la organización.
8. Suma el monto total de los pasivos con el monto del capital. Aquí el análisis del balance nos indicará los medios o recursos que la empresa puede disponer para los activos.
9. Confirma que esta suma (suma de pasivos más capital) sea igual al monto total de los activos; de esta manera comprobarás que el análisis del balance está bien realizado.

Te invitamos a leer este artículo en el que podrás conocer técnicas infalibles para alcanzar las metas financieras de tu empresa.

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EL CICLO CONTABLE

Todo proceso contable está conformado por un conjunto pasos lógicos, siguiendo el procedimiento adecuado y estableciendo periodos o cortes para la presentación de la información contable.

De este modo, el ciclo contable es la secuencia de procedimientos donde se elabora, registra y prepara la información financiera, para la presentación de informes al final del periodo establecido, al periodo de tiempo comprendido entre la presentación de dos informes, se le conoce como ejercicio contable.



A continuación las etapas que conforman el ciclo contable:



  1. Análisis: Consiste en el interpretar cada una de las transacciones y documentos, identificando si se trata de un pago, un cobro, una compra o una venta, luego se procede a su codificación para hacer su registro en el libro diario.
  2. Ingreso de la información al Libro de Diario: Consiste en registrar las operaciones en el Libro Diario General, este es un libro obligatorio que exige el código de comercio vigente en República Dominicana, en él deben registrarse las transacciones que realiza la empresa de forma resumida y debajo de cada registro se escribe el detalle, este libro debe estar foliado, rubricado, sellado.
    En la actualidad la mayoría de las empresas manejan su contabilidad sistematizada, por lo que no se cumplen estas características de presentación.


  1. Registrar la información del libro Diario al Libro Mayor General:En este libro se registra de forma resumida las transacciones ingresadas en el Libro Diario General, debe estar en orden por el número de cuenta según aparece en el catálogo de cuentas, a diferencia del libro Diario General, el Libro Mayor no debe ser legalizado.
  2. Balanza de Comprobación: Se elabora para determinar la igualdad (saldos iguales) y poder verificar la exactitud de los registros, permite determinar si se ha cometido algún error al ingresar la información de los libros de Diario y Mayor.
  3. Asientos de Ajustes: Consiste en registrar en el libro diario, los ajustes necesarios para que las cuentas muestren saldos correctos y actualizados, luego se ingresan estos ajustes al libro mayor y van asociados a las cuentas de Depreciación y Amortización.
  4. Balance de Comprobación Ajustado: Al igual que la balanza de comprobación, el objetivo es revisar la igualdad y que no se haya cometido errores al elaborar los asientos de ajustes.
  5. Estados financieros: Se trata de reagrupar la información, para esto se elaboran los estados financieros básicos que son: - Estado de situación financiera (balance general). - Estado de resultados. -Estados de cambios en la situación financiera. -Estados de variaciones en el capital contable.

  1. Cierre del periodo contable: consiste en cerrar las cuentas transitorias o nominales, dentro de esta cuenta están: ingresos, costos y gastos. Esto quiere decir que al ser cuentas no acumulativas, deben quedar con un saldo en cero. De este modo, los egresos, gastos y dividendos se acumulan por sólo un periodo y arrancan en cero al siguiente ciclo contable. las cuentas de activos, pasivos y capital no se cierran y se les conoce como cuentas permanentes.
  2. Balanza de Comprobación Post Cierre: su finalidad es comprobar la exactitud de los asientos de cierres para que no haya errores.
  3. Balance General Final: este balance refleja la situación financiera de la empresa al cierre del ciclo contable, lo que permite a los gerentes la toma de decisiones financieras.


Cabe resaltar que esta secuencia antes se realizaba de forma manual, pero en la actualidad con la implementación de los sistemas contables, las empresas pueden generar estos documentos de forma automática mediante cortos pasos.


Además existen opciones para aquellos que no son expertos en contabilidad, que facilitan aún más este proceso, recomendamos Alegra, una aplicación muy sencilla que permite ingresar la información de su negocio (ingresos, gastos, inventario y manejo de bancos), desde la cual se pueden generar: Reportes de ventas, Reportes administrativos, Reportes contables como: El Estado de resultados, Balance general, Reporte diario de ventas, Reporte de impuestos y retenciones; también ofrece la posibilidad de exportar facturas de venta y generar un informe para enviar al asesor contable.

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Acciones

Definición: Es un titulo que representa una parte o cuota del capital social de una empresa. Confiere a su titular legitimo, la condición de socio, y veces el derecho a voto, dependiendo del tipo de acción.


Estas acciones pueden ser públicas o privadas:

    a)   Corporaciones Públicas: Cuando las acciones se negocian públicamente, específicamente en los mercados primarios; Firmas Merril Lynch, Goldman Sachs. Smith Borney, Shearson y A.G Edwards & Sons, entre otras, y los mercados secundarios: New York Exchange, NYSE y NASDAQ, entre otros.

  • Mercado Primario: es aquel que los títulos se colocan por primera vez, proporcionándole a la empresa emisora, un flujo de recursos de los inversionistas.

  • Mercado Secundario: lugar donde se comercializan acciones y bonos ya emitidos. Estos mercados, les permiten a los inversores financieros transferir sus títulos a otras personas o empresas sin afectar en nada a la empresa emisora de esos títulos.


    b)   Corporaciones privadas: son aquellas, cuyas acciones pertenecen a un grupo muy reducido de accionistas o grupo familia, que no acuden a los mercados para la venta de títulos de acciones.


Derecho de los inversionistas en las acciones.

El tenedor o poseedor de una acción, adquiere también los siguientes derechos:

·       Al voto en los asuntos propios de la empresa,
·       Al disfrute de los beneficios anuales; y
·       De recibir parte de los activos al liquidarse la empresa.

  Hay entidades que invierten en acciones de otras empresas, principalmente para   obtener su control 
  administrativo y asegurarse el suministro de materia prima.       Estos artículos se contabilizan como         inversiones en subsidiaria.

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Diagrama de circulación

Es aquel que muestra todos los pasos que se siguen en una actividad particular o en un procedimiento. El diagrama que se muestra a continuación resume las siguientes actividades comprendidas al iniciar un sistema de contabilidad.

1. Se prepara un estado de situación inicial en el que se preparar las partidas de activos, pasivos y capital de la empresa, a la fecha en que se comienza dicho sistema.

2. Se hace un primer asiento en el Diario General para anotar los datos financieros del estado de situación inicial. Los activos se anotan como débitos, el pasivo y el capital como créditos.

3. Las partidas que se anotan en el Diario General al hacer el asiento inicial se trasladan a las cuentas correspondientes del Mayor General.



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Catalogo de cuentas

Para los registros de las transacciones, las organizaciones comerciales deben estar dotadas de un sistema de cuentas que le permite recolectar y agrupar sus datos, así como también le facilite su procesamiento y posterior informe. Esto se conoce como catalogo de cuentas, el cual consiste en un listado de todas las cuentas posibles a usar por la entidad, debidamente ordenadas con sus respectivos nombres y numeración.

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Teoría de la partida doble

Los registros de las transacciones que se hacen en contabilidad se llaman asientos y se fundamentan en la teoría de la partida doble, que consiste en que cuando se afecta una o más partidas en el lado débito por un determinado valor, debe afectarse una o más partidas en el lado débito por un determinado valor, debe afectarse una o más partidas en el lado crédito por el mismo valor.

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